GESTION DES ARCHIVES

POURQUOI GERER LES ARCHIVES

Un premier impératif : respecter la Loi !

Elle oblige en effet l’Entreprise à conserver certaines pièces justificatives de son activité. Ainsi, de même qu’un particulier conserve ses quittances de loyer, ses bulletins de salaires, ses feuilles d’impôt, ses relevés bancaires..., l’Entreprise doit conserver ses dossiers d’affaires, ses documents comptables, ses contrats ..., et ceci afin de prouver ses droits.

Cette conservation porte encore aujourd’hui sur des documents originaux même si la législation a évolué en ce domaine.
Le papier a donc encore une longue vie devant lui ...

Les archives : un enjeu pour la qualité

Les archives font partie intégrante de la maîtrise de la Qualité quelle que soit la norme dans laquelle l'on se trouve. Les informations et les documents utiles doivent être disponibles au bon endroit, au bon moment et ceux qui ne le sont pas doivent être exclus du système.

Un objectif : gagner en efficacité !

Des gains clairement perceptibles : 

Bien gérer ses documents, c’est gagner du temps, de la place et de l’argent.

gain en temps de recherche : il s’agit de trouver vite et bien (un employé consacre 15 à 20% de son temps à la recherche et au classement...).

  gain de place : la surface occupée par les archives représente un investissement important, surtout qu’une bonne politique de tri permettrait de rentabiliser au mieux cet espace dans les locaux de stockage mais aussi dans les bureaux (un employé " produit " en moyenne un mètre cube de papier par an...).

  gain d’argent : il s’agit d’éviter des investissements coûteux mais pas toujours appropriés (rayonnages, système informatique ...).

C'est également :

  assurer la sécurité et la confidentialité des documents
  travailler dans un environnement plus agréable afin d’éviter cette situation :

Les boîtes d'archives envahissent vos bureaux ! C'est le signe qu'il faut vous attaquer rapidement au problème

Préparer l’histoire de demain
Seule une politique de gestion des archives conçue et mise en oeuvre de façon professionnelle permet de préserver et collecter les éléments significatifs de l’histoire de l’entreprise.